Comment organiser un meetup Okiwi ?

L’objectif de ce post est de capitaliser sur les choses à faire si on veut organiser un meetup

Résumé :

  1. Choisir un sujet et un speaker
  2. Estimer le cout, la faisabilité
  3. Trouver une date
  4. Faire une annonce
  5. Faire la pub
  6. Le Jour J

Choisir un sujet et un speaker

Sur ce sujet, on a à peu près toute la lattitude qu’on veut, tant que ça colle aux valeurs d’Okiwi, et que ça parle plus ou moins d’informatique. Vous pouvez faire un sujet sur :

  • un framework cool que vous aimez
  • un projet open source
  • un live-coding sur le sujet que vous aimez
  • un REX sur une mission ou un projet
  • etc.

Ce que l’on apprécie pas trop :

  • si vous cherchez à utiliser Okiwi comme plateforme pour du recrutement, ou du commercial

Dans le doute, posez la question sur Slack dans le chan general ou okiwi-association, si vous réunissez 3-4 personnes intéressés, c’est que le sujet est bon.

Estimer le coût, la faisabilité

Okiwi est une association qui vit péniblement avec à peu prés 1000€ de budget par an, on privilégie donc les speakers locaux ou ceux de passage (pour ne pas avoir à les défrayer).
Si vous souhaitez quand même faire venir quelqu’un de loin, estimez le prix du voyage et/ou du logement, puis demandez à notre trésorier si on a les ressources pour faire venir un speaker, le non est toujours acquis ;).

Trouver un lieu

Pour le lieu, on a l’habitude de faire nos évènements au Node, géré par l’association [Aquinum] (https://www.aquinum.fr/#) ou au [Coolworking] (https://www.coolworking.fr/), géré par Fabrice Jeannet. Les deux lieux sont sympas, le Node a une capacité plus grande (75 personnes) que le cool (15 personnes), mais est plus souvent déjà réservé.

Dans les deux cas, ces lieux nous sont prêtés gracieusement les yeux fermés. Il est donc de très bon ton d’en faire une présentation au public et de les remercier publiquement pour leur générosité. C’est important pour eux.

On peut aussi faire un évènement autre part si c’est faisable.

Comment contacter le Node :

C’est plus simple si vous êtes membres de l’[asso Aquinum] (https://www.aquinum.fr/pourquoi-adherer.html), vous pouvez joindre Sarah Laporte qui gère le coolworking sur leur slack, ou les contacter par mail à [[email protected]] ([email protected]).

Comment contacter le Coolworking :

Mail du Cool : [[email protected]] ([email protected]) Ou sur le slack Okiwi, demandez à JB Dusseaut.

Trouver une date

Pas de secret, il faut convenir d’une date entre le speaker, l’organisateur (vous), et le gérant de la salle selon ses dispos. Le mieux à mon sens est le mardi soir, mais vous pouvez placer la date à peu près quand vous voulez dans la semaine, à l’exception du vendredi soir qui n’est pas du tout populaire du tout pour des évènements.

Avant de choisir une date, vous pouvez checker les vacances scolaires, les autres évènements dans le coin, les ponts, etc.

Pour l’heure, 18h30 et 19h sont des horaires cools, vous pouvez aussi faire l’évènement à 21h si vous voulez faciliter la vie aux parents, mais vous aurez significativement moins de monde.

Faire une annonce

Une fois qu’on a la date, le lieu, et le speaker, il faut faire venir des gens.

Pour ça, il faut un titre. Mais pas que, il nous faut aussi un pitch, un abstract, un résumé, un avant-propos, un prologue. Bref, un texte qui va donner envie aux spectateurs de venir, et qui va leur résumer ce qu’ils vont gagner à venir assister à cette conférence.

Une fois que le speaker vous a donné ça, ou que vous l’avez écrit vous-même, il faut promouvoir le meetup, pour ça on utilise meetup.com et on vous donnera les droits sur le groupe pour pouvoir créer un évènement.

Une fois que l’évènement est créé, vous pouvez l’annoncer.

Faire la pub

Ensuite, je vous encourage à planifier une série de tweets pour promouvoir l’évènement sur Bordeaux, go #okiwi-association pour récupérer les identifiants Twitter, ou demandez à quelqu’un qui les a. Ensuite, on essaye de planifier 1 tweet promotionnel par semaine jusqu’à l’évènement.

Pour préparer une campagne de pub qui marche bien il faut donner envie aux gens de relayer le tweet et de venir :

  • un message court
  • une image, si pas d’idée une peinture aléatoire marche pas mal
  • un lien vers l’évènement meetup
  • des hashtags #aquinum #bordeaux #meetup #sujetDuTalk

Exemples de tweet [meetup JS] (https://twitter.com/okiwi_fr/status/1219264272099876865) [Meetup prog fonc] (https://twitter.com/Fabinout/status/1140956208721006595)

Le jour J

Un peu avant certains achètent un pack de bières, des chips pour les participants.

Avant la conférence, vous pouvez (devez) prendre la parole pour remercier l’association qui vous prête les locaux. Et vous pouvez présenter l’association Okiwi et les futurs évènements.

Peu importe la salle que vous choisissez, il faut bien entendu remettre les chaises dans le même état qu’en arrivant, nettoyer derrière soi les éventuelles bouteilles, allez les jeter vous même à la poubelle à verre, et s’assurer de bien fermer les lieux avant de partir.

Ma variation

Cette partie là est à votre discrétion, mais de mon côté c’est ce que je préfère faire. C’est sujet à débat ou discussion.

  • Je ne prends pas de sponsor, même quand on me propose, y a suffisamment de meetups et d’évènements dont le but est de recruter des développeurs et développeuses. Si on a pas besoin de sponsor, j’en prends pas.
  • Dans la continuité, j’évite aussi d’organiser des meetups chez des boites. Je ne suis pas un homme sandwich, et les speakers que j’invite non plus.
  • Si vous le sentez, vous pouvez faire des tweets durant l’évènement, mais moi j’ai la flemme et j’ai pas twitter.
  • J’arrête les questions quand j’en ai marre (vite), pour libérer les gens, et parce que beaucoup de questions ne sont qu’un moyen de se mettre en avant. “Moi j’ai lu ça dans tel livre, t’en penses quoi?”
  • J’achète pas d’alcool pour les participants, si vous voulez picoler vous allez au bar après l’évènement.
  • Je me suis épuisé (le mot est fort) à essayer de filmer ces meetups pour avoir [25 vues] (https://vimeo.com/370998012) en un an, donc je pense pas continuer de faire des efforts pour filmer.
  • J’essaye d’avoir des sujets variés pour tous les niveaux (allez à l’encontre de mon envie, et montrer moins de fonctionnel).
Written on February 20, 2020

Okiwi